En tu oficina la gente llega, enciende el ordenador y se olvida de la hoja de firmas de recepción. El fichaje PC lo arregla: cada persona abre su enlace personal en el navegador y marca la entrada y la salida, y el sistema guarda cada día la hora de inicio y de fin. Más abajo tienes lo que hay que preparar, los pasos en orden, los errores que descuadran el registro y cómo queda hecho con Gesthoras.
¿Vale fichar desde el ordenador ante la Inspección de Trabajo?
Sí. El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, añadido por el Real Decreto-ley 8/2019, dice que «la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora». Es obligatorio desde el 12/05/2019 y hoy se admite cualquier sistema que garantice ese registro diario: papel, Excel o un programa de control horario.
La ley deja libre el dispositivo y pone el foco en conservar el registro cuatro años a disposición de la persona trabajadora, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. La guía del Ministerio de Trabajo del 13/05/2019, que es orientativa, aclara además que el registro alcanza a comerciales, trabajadores móviles, temporales y a distancia.
Si el registro falla, la LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000) lo trata como infracción grave en su art. 7.5, con multas de 751 a 7.500 € por infracción. En la entrada sobre qué revisa la Inspección de Trabajo en el control horario tienes el detalle.
El real decreto que haría digital el registro de jornada sigue sin aprobarse ni publicarse en el BOE: el 23/10/2026 la ministra de Trabajo dijo que sigue en tramitación. Según el borrador, el registro tendría que ser digital, trazable e inalterable, así que fichar desde el ordenador o el móvil es una buena forma de prepararte. Lo tienes ampliado en registro de jornada digital: qué cambia y qué sigue igual.
Qué preparar antes de que la plantilla fiche en el ordenador
Una tarde de trabajo previo te ahorra correcciones durante meses. Antes de mandar el primer enlace, deja resuelto esto:
- Cómo se organiza el registro. El art. 34.9 dice que se hace por convenio, por acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes de la plantilla. Si pasas de la hoja de firmas al ordenador, consúltalo antes.
- La lista de personas y sus horarios. Marca quién trabaja delante de un ordenador y quién no: la persona del almacén o del taller necesitará otra vía para fichar.
- Los ordenadores compartidos. Si en recepción hay un equipo que usan los turnos de mañana y tarde, cada persona ficha con su propio enlace, nunca con el de la compañera.
- La ubicación. Si vas a guardar la posición del fichaje, el art. 90 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) obliga a informar antes a la plantilla de forma expresa, clara e inequívoca. Lo explicamos en fichar con geolocalización: cuándo es legal.
- Los contratos a tiempo parcial. El art. 12.4.c del Estatuto exige registrar su jornada día a día y totalizarla cada mes; si falla, el contrato se presume a jornada completa salvo prueba en contrario. Revisa qué hay que registrar en los contratos a tiempo parcial.
Cómo se hace el fichaje PC paso a paso
Estos son los pasos en el orden en que conviene hacerlos, desde que das de alta a la plantilla hasta que revisas el mes.
1. Da de alta a cada persona en el control horario
Crea la ficha de cada trabajador con su nombre y su horario. Con el horario cargado sabrás después si una jornada se ha quedado corta, se ha alargado o sigue abierta.
2. Envía a cada persona su enlace personal
En Gesthoras, «para empezar o finalizar una jornada laboral, se dispone de enlace individual para generar ésta a través de cualquier dispositivo». En el ordenador no hay que instalar nada: la persona abre su enlace en el navegador y ya puede fichar. Mándalo por correo a cada uno, nunca en un mensaje de grupo.
3. Guarda el enlace en los marcadores del navegador
Pide a cada persona que lo deje en la barra de marcadores o como página de inicio. Así fichar va unido a encender el ordenador y nadie tiene que buscar un correo antiguo en la bandeja de entrada.
4. Ficha la entrada cuando empiezas a trabajar
La hora que cuenta es la del inicio real de la jornada, que a veces llega antes de encender el equipo. Si alguien atiende el teléfono antes de sentarse, ficha al empezar a atenderlo. Las pausas tienen sus propias reglas: las tienes en pausas y descansos en el registro de jornada.
5. Ficha la salida antes de apagar
Es el fichaje que más se olvida. En Gesthoras, «las jornadas se cerrarán automáticamente a la hora que se le asigne, la cual puede ser modificada», así que ninguna jornada se queda abierta toda la noche. Revisa igualmente esos días y corrige lo que haga falta, como contamos en qué pasa si un trabajador se olvida de fichar.
6. Revisa las jornadas cada semana
Cada persona consulta sus jornadas desde el mismo enlace. Desde el panel, la empresa ve «quiénes están trabajando bajo la jornada actual, quién ha terminado hoy su jornada o no ha acudido a su lugar de trabajo» (lo tienes en control de asistencia). A fin de mes descargas los informes en PDF y Excel para la gestoría.
Errores habituales al fichar en el ordenador
Fichar en el ordenador funciona bien hasta que alguien ficha por otro o se cae la conexión a media mañana. Esta tabla recoge los fallos típicos y cómo evitarlos:
| Error | Qué provoca | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Fichar al encender el ordenador y no al empezar a trabajar | Horas de inicio que no reflejan la jornada real | Explica a la plantilla qué cuenta como inicio de jornada |
| Usar el acceso de otra persona en un equipo compartido | Un registro que no identifica a quién trabajó | Cada persona ficha con su propio enlace personal |
| Irse sin fichar la salida | Jornadas abiertas y horas que no cuadran | Cierre automático de jornada y revisión semanal |
| Se cae internet en la oficina | Fichajes que no llegan | En Gesthoras se ficha sin conexión y los registros se sincronizan al recuperar cobertura |
| Llevar el registro en el ordenador y además un Excel aparte | Dos versiones de la misma jornada | Un solo registro; consulta la comparativa de Excel y Gesthoras |
| Obligar a fichar en el PC a quien no tiene uno | Fichajes apuntados de memoria horas después | Otra vía para esos puestos: móvil, QR o terminal |
Si lo que te descuadra el mes es la salida que nadie fichó o la mañana sin internet, Gesthoras cierra la jornada a la hora asignada y guarda el fichaje sin conexión hasta que vuelve la red: pide información sobre cómo montarlo en tu oficina.
Ordenador, móvil, QR o terminal: qué vía para cada puesto
Gesthoras permite fichar desde el móvil, el ordenador, un código QR o el terminal RecLog, y todas las vías acaban en el mismo registro. Elige según dónde empieza a trabajar cada persona:
| Puesto | Vía recomendada | Por qué |
|---|---|---|
| Administración, recepción, oficina técnica | Ordenador | Ya lo tienen delante al empezar la jornada |
| Teletrabajo | Ordenador o móvil con el enlace personal | El art. 14 de la Ley 10/2021 pide reflejar fielmente el tiempo trabajado a distancia; más en registro de jornada en el teletrabajo |
| Comerciales y personal de visitas | Fichaje desde el móvil | Empiezan la jornada en casa de un cliente, también sin cobertura |
| Almacén, taller, nave | Terminal RecLog con llavero o tarjeta NFC | Fichaje en la puerta, con o sin internet, y con garantía de 3 años |
Una misma pyme puede combinarlas: la oficina ficha en el ordenador y el almacén en el terminal de la entrada, todo en el mismo programa.
Cómo queda hecho con Gesthoras
Gesthoras funciona en el navegador. La plantilla ficha con su enlace personal y la empresa entra en su panel para revisar fichajes, horarios, incidencias y el control diario de presencia. Desde ahí sacas los informes para la Inspección de Trabajo y los descargas en PDF y Excel para el cierre de mes con la gestoría.
Gesthoras aplica la minimización de datos: recoge solo lo necesario para el registro de jornada y permite configurar la geolocalización de forma limitada y justificada. Si tienes dudas concretas, revisa las preguntas frecuentes o la página de registro de jornada.
Qué hacer esta semana para fichar desde el ordenador
- Consulta con los representantes de la plantilla, o con la propia plantilla si no los hay, el cambio de la hoja de firmas al ordenador y deja escrito cómo se ficha.
- Haz la lista de puestos: quién ficha en el ordenador, quién en el móvil y quién en un terminal en la puerta.
- Prueba el sistema con una persona antes de extenderlo a toda la oficina. Para eso sirve el plan gratuito, que es para 1 empleado y con funciones básicas: empieza gratis y sin tarjeta.
Si prefieres que te enseñemos cómo quedaría con tu plantilla y tus horarios, solicita información en el formulario de esta página y te llamamos desde Huelva.
