Si parte de tu plantilla empieza a trabajar fuera de la oficina, en una obra, en casa de un cliente o en ruta, saber desde dónde ha fichado cada persona resuelve muchas dudas. La pregunta es hasta dónde puedes llegar sin invadir su intimidad. Registrar la ubicación al fichar es legal en España, pero con condiciones: tiene que estar justificado, ser proporcionado y la plantilla tiene que saberlo antes. En este artículo repasamos qué dice la norma, qué usos son razonables y cuáles te pueden traer problemas.
Qué dice la ley sobre la geolocalización en el trabajo
La referencia principal es el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Dice dos cosas:
- La empresa puede tratar los datos de geolocalización obtenidos con dispositivos para ejercer las funciones de control que le reconoce el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, siempre dentro de su marco legal y con los límites propios de ese control.
- Antes de usarlos, tiene que informar a las personas trabajadoras, y en su caso a su representación, de forma expresa, clara e inequívoca sobre la existencia y las características de esos dispositivos. También tiene que informarles de sus derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión.
El propio Estatuto de los Trabajadores recoge en su artículo 20 bis el derecho a la intimidad frente a la geolocalización, en los términos de la normativa de protección de datos. Y por encima de todo está el Reglamento General de Protección de Datos, que exige, entre otros principios, la minimización: tratar solo los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad.
No hay una norma que diga «puedes geolocalizar el fichaje» o «no puedes». Lo que hay son límites: finalidad clara, proporcionalidad e información previa. Si cumples esos tres, el terreno es firme.
Cuándo tiene sentido registrar la ubicación al fichar
El registro de jornada obliga a anotar la hora de inicio y de fin de cada persona cada día (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). La ubicación no forma parte de ese contenido mínimo. Por eso, antes de activarla, pregúntate qué problema concreto resuelve.
Situaciones en las que suele estar justificada:
- Trabajo fuera del centro: personal que empieza la jornada en obras, en clientes o en distintos puntos de servicio, donde no hay un lugar fijo de fichaje.
- Comprobar que el fichaje se hace donde toca: que quien ficha la entrada lo hace al llegar a su puesto y no desde casa media hora antes.
- Evitar llamadas de control: si cada mañana alguien tiene que llamar para confirmar quién ha llegado a cada sitio, registrar el punto de inicio es menos intrusivo que esas llamadas.
Situaciones en las que cuesta más justificarla:
- Personal que trabaja siempre en el mismo centro, donde un terminal fijo en la entrada ya garantiza que el fichaje se hace allí.
- Teletrabajo desde el domicilio: la ubicación coincidiría con la casa de la persona, y eso rara vez aporta algo al registro de jornada.
Fichaje puntual frente a seguimiento continuo
La gran diferencia está entre registrar dónde estaba alguien en el momento de fichar y seguir su posición durante toda la jornada. Lo primero es un dato puntual ligado a un acto concreto. Lo segundo es una vigilancia permanente que exige una justificación mucho más fuerte y que en la mayoría de los casos no tiene relación con el registro horario.
| Uso de la ubicación | Nivel de intromisión | Comentario |
|---|---|---|
| Punto desde el que se ficha la entrada | Bajo | Dato puntual, ligado al registro de jornada. Fácil de justificar si hay trabajo fuera del centro. |
| Punto de entrada y de salida | Bajo o medio | Razonable si el lugar de fin de jornada también es relevante. Valóralo caso por caso. |
| Posición durante toda la jornada | Alto | Requiere una finalidad distinta y muy justificada. No hace falta para registrar la jornada. |
| Posición fuera de la jornada, en descansos o en vacaciones | Muy alto | Difícil de encajar en el control laboral. Evítalo. |
La Agencia Española de Protección de Datos tiene una guía sobre la protección de datos en las relaciones laborales que trata la geolocalización y el control de la jornada. Si vas a implantarla, merece la pena leerla con tu asesor o con tu delegado de protección de datos, si lo tienes.
Lista de comprobación antes de activarla
- Define la finalidad por escrito. Por ejemplo: «comprobar que el inicio de la jornada se registra en el lugar de trabajo asignado». Una finalidad concreta te ayuda a decidir qué datos necesitas y cuáles sobran.
- Limita el dato al mínimo. Si basta con la ubicación al fichar, no recojas más. No la actives para quien no la necesita.
- Informa antes de empezar. La información tiene que ser expresa, clara e inequívoca: qué se registra, cuándo, para qué, quién lo ve, cuánto tiempo se guarda y cómo ejercer los derechos. Mejor por escrito y con constancia de entrega.
- Cuenta con la representación legal. El artículo 90 menciona expresamente informar también a los representantes, cuando los haya. Además, la forma de organizar el registro de jornada se decide por negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, por la empresa previa consulta con ellos.
- Revisa tu registro de actividades de tratamiento. La geolocalización es un tratamiento más y tiene que figurar con su finalidad, base jurídica y plazo de conservación.
- Valora si necesitas una evaluación de impacto. Depende del alcance del tratamiento. Si tienes dudas, consúltalo con quien te asesore en protección de datos.
- Decide quién accede a los datos. No hace falta que todos los responsables vean la ubicación de toda la plantilla. Limita el acceso a quien lo necesite.
Errores frecuentes
- Activarla «por si acaso». Sin una finalidad clara, es difícil defender que el dato es necesario.
- Informar después. La información tiene que darse antes de usar el sistema, no cuando surge un conflicto.
- Usar la ubicación para fines distintos. Si informaste de que sirve para comprobar el lugar del fichaje, no la uses para otra cosa sin volver a valorar e informar.
- Olvidar los dispositivos personales. Si la persona ficha con su propio móvil, explica bien qué recoge la aplicación y cuándo. Que solo actúe al fichar da tranquilidad.
- Guardar los datos sin plazo. El registro de jornada se conserva cuatro años, pero eso no significa que cualquier dato asociado deba guardarse sin límite. Define el plazo.
Cómo lo plantea Gesthoras
Gesthoras registra el punto de inicio de la jornada cuando la persona ficha desde el móvil, el ordenador o un código QR, de forma automática. No sigue a nadie durante toda la jornada: la aplicación aplica la minimización de datos, recoge solo lo necesario para el registro y permite configurar la geolocalización de forma limitada y justificada.
Para el personal que trabaja siempre en el mismo centro puedes usar el terminal RecLog con llaveros NFC: la persona ficha en la pared de la entrada y el lugar ya está claro sin necesidad de ubicación. Y si combinas los dos sistemas, cada puesto ficha de la forma que tenga más sentido.
Tienes los detalles del fichaje con ubicación en la página de fichaje desde el móvil, el ordenador o QR, y lo que exige la ley al registro en registro de jornada obligatorio.
