Desde 2025 se habla de un nuevo registro de jornada digital y muchas empresas no saben si ya están obligadas a cambiar su sistema de fichaje. La respuesta corta: a la fecha de este artículo no se ha publicado en el BOE ninguna norma que imponga el registro digital, así que la obligación vigente es la de siempre. Pero la reforma está en marcha y conviene saber qué se pretende cambiar, qué no va a cambiar y qué puedes hacer ya para no ir con prisas cuando llegue.
Lo que está en vigor hoy
La obligación de registrar la jornada está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019. Se aplica a todas las empresas, sea cual sea su tamaño o sector, y exige:
- Un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora.
- Que recoja la hora concreta de inicio y de finalización, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que exista.
- Que se organice mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa previa consulta con la representación legal.
- Que se conserve durante cuatro años y esté a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
El texto actual no exige un medio concreto: no dice que tenga que ser digital ni prohíbe el papel. Lo que sí importa es que el registro sea fiable, que refleje la jornada real y que se pueda consultar cuando lo pidan. Incumplir las obligaciones de registro de jornada es una infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
En qué punto está la reforma
El Ministerio de Trabajo y Economía Social sometió a audiencia pública en 2025 un proyecto de real decreto para desarrollar el registro de jornada. Según la memoria que acompañaba al proyecto, el Gobierno lo tramita al amparo de la habilitación del artículo 34.7 del Estatuto, que le permite fijar especialidades en el registro de jornada, y el texto plantea un registro objetivo, fiable y accesible.
Lo que importa para tu empresa:
- No está aprobado ni publicado. A la fecha de este artículo, el real decreto no figura en el BOE. Hasta que se publique, no es exigible.
- El texto puede cambiar. Un proyecto pasa por informes y revisiones antes de aprobarse. Lo que se haya contado en prensa sobre su contenido puede no coincidir con la versión final.
- No hay fecha cierta. Tampoco se conoce aún el plazo de adaptación que tendrán las empresas. No te fíes de fechas que no salgan del BOE o de fuentes oficiales.
Cuando se publique, lo razonable es leer el texto definitivo, comprobar desde cuándo se aplica y revisar tu sistema con tu asesor laboral.
Qué apunta a cambiar y qué sigue igual
Con la cautela de que el texto no es definitivo, la dirección del proyecto es clara: pasar de un registro que puede llevarse de cualquier forma a uno digital, más difícil de manipular y más fácil de consultar, también por la Inspección. La tabla resume la diferencia entre lo que es seguro hoy y lo que depende de la versión final.
| Aspecto | Hoy (artículo 34.9) | Con la reforma |
|---|---|---|
| Registro diario de inicio y fin | Obligatorio | Sigue siendo la base |
| Medio de registro | No se fija uno concreto | Se plantea que sea digital; depende del texto final |
| Conservación | Cuatro años | Pendiente del texto final |
| Acceso de plantilla, representantes e Inspección | Obligatorio cuando lo soliciten | Se plantea un acceso más directo; pendiente del texto final |
| Fiabilidad del registro | Exigida en la práctica | Se plantea como requisito expreso: objetivo, fiable y accesible |
Lo que no va a cambiar, salga como salga el real decreto, es el sentido del registro: que se pueda saber cuántas horas trabaja de verdad cada persona y que esos datos no se puedan rehacer a conveniencia.
Qué puedes hacer ya
Esperar al BOE para moverse suele salir caro: la implantación de un sistema nuevo, la formación de la plantilla y la consulta con la representación llevan su tiempo. Estos pasos sirven con la norma actual y te dejan preparado para la nueva:
- Revisa cómo registras hoy. Si el registro depende de que alguien lo pase a limpio al final de la semana, no refleja la jornada real del día. Esa es la primera debilidad que conviene corregir.
- Comprueba que cada persona registra su propia jornada. Un registro que rellena un responsable por todo el equipo es más difícil de defender que uno en el que cada uno ficha al empezar y al terminar.
- Asegura la conservación. Cuatro años de registros en carpetas, hojas sueltas o versiones distintas de un archivo son difíciles de reunir. Ten un sitio único y ordenado.
- Prepara el acceso. Piensa cómo entregarías los registros si mañana los pide una persona de la plantilla, su representante o la Inspección.
- Documenta cómo se organiza el registro. Si lo decidió la empresa, deja constancia de la consulta con la representación legal. Si lo regula tu convenio o un acuerdo de empresa, ten a mano esa regulación.
- Elige un sistema que admita varias formas de fichar. No todos los puestos son iguales: quien está en oficina, quien trabaja en ruta y quien entra por la puerta de un taller pueden necesitar soluciones distintas.
Errores frecuentes mientras llega la norma
- Pensar que, como no está aprobada, no hay que registrar nada. El registro es obligatorio desde 2019.
- Comprar a ciegas «el sistema que exige la nueva ley». Hasta que se publique el texto, nadie puede asegurarte qué requisitos técnicos concretos tendrá.
- Dar por buenas fechas o multas que circulan por internet. Si no salen del BOE o de una fuente oficial, tómalas como rumores.
- Confundir horario con registro. Tener colgado el horario de la empresa no es registrar la jornada: hay que anotar lo que cada persona hace cada día.
Cómo te ayuda Gesthoras
Gesthoras es un registro de jornada digital: cada persona ficha su entrada y su salida desde el móvil, el ordenador, un código QR o el terminal RecLog con llavero NFC, y el fichaje queda registrado al momento. Las jornadas se sincronizan en tiempo real, se conservan durante los cuatro años que exige la ley y la aplicación genera los informes de jornada para la Inspección de Trabajo. Cada persona puede revisar sus propias jornadas con las horas de cada día.
Si hoy llevas el control en una hoja de cálculo, en la comparativa entre Excel y Gesthoras tienes las diferencias punto por punto, y en registro de jornada obligatorio cómo cumple la aplicación con la obligación actual.
