Si en tu plantilla hay personas a tiempo parcial, su registro de jornada tiene más reglas que el del resto y un riesgo que no conviene olvidar: si el registro falla, la ley presume que el contrato es a jornada completa. Muchas empresas se dan cuenta tarde, cuando la persona reclama o cuando llega la Inspección. En este artículo tienes qué hay que registrar, cómo controlar las horas complementarias y una lista de comprobación para revisar tus contratos.
Qué exige la ley
Al registro diario general del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que vale para toda la plantilla, el artículo 12.4.c añade obligaciones específicas para el tiempo parcial:
- Registro día a día de la jornada.
- Totalización mensual de las horas.
- Entrega de una copia del resumen de todas las horas del mes, ordinarias y complementarias, junto con el recibo de salarios.
- Conservación de los resúmenes mensuales durante un mínimo de cuatro años.
Y la consecuencia: si no se cumplen estas obligaciones de registro, el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios. Es decir, le tocaría a la empresa demostrar que la persona trabajaba solo las horas pactadas.
Horas extra no, horas complementarias sí
Según el mismo artículo 12.4.c, las personas a tiempo parcial no pueden hacer horas extraordinarias, salvo en los supuestos del artículo 35.3 (prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes). Lo que hacen por encima de su jornada pactada son horas complementarias, reguladas en el artículo 12.5. Sus reglas básicas:
| Tipo | Requisitos | Límite |
|---|---|---|
| Horas complementarias pactadas | Pacto expreso por escrito, en el contrato o después; solo en contratos de al menos diez horas semanales en cómputo anual | Hasta el 30 % de las horas ordinarias; el convenio puede fijar otro porcentaje entre el 30 % y el 60 % |
| Horas complementarias voluntarias | Solo en contratos indefinidos de al menos diez horas semanales en cómputo anual; la empresa las ofrece y la persona decide | Hasta el 15 %, ampliable al 30 % por convenio |
Otras reglas que conviene tener presentes:
- La persona tiene que conocer el día y la hora de las horas complementarias pactadas con un preaviso mínimo de tres días, salvo que el convenio fije uno menor.
- La suma de horas ordinarias y complementarias no puede superar el límite legal del trabajo a tiempo parcial.
- Rechazar las horas complementarias voluntarias, o las pactadas cuando no se respetan sus reglas, no es motivo de sanción.
- Se pagan como ordinarias, cotizan y deben figurar en el recibo de salarios.
Para controlar todo esto necesitas saber, día a día, cuántas horas hace cada persona y cuántas son complementarias. Sin un registro fiable, los porcentajes son imposibles de vigilar.
Los riesgos más habituales
- Registrar solo la jornada pactada. Si el contrato es de cuatro horas y el registro siempre dice cuatro horas, cualquier rato de más queda fuera. Si la persona demuestra que trabajaba más, el registro no te sirve de nada.
- No dar el resumen mensual con la nómina. Es una obligación expresa, no una cortesía.
- Horas complementarias sin pacto escrito. Sin pacto no se pueden exigir.
- Pasarse del porcentaje. Sin una cuenta de las horas complementarias acumuladas, es fácil superar el límite.
- Tratar el exceso como horas extra. En tiempo parcial, salvo los casos del artículo 35.3, no caben.
Incumplir las normas sobre horas complementarias o sobre registro de jornada es una infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
Un ejemplo de mes bien cerrado
Piensa en una tienda con varias personas a media jornada y un pacto de horas complementarias firmado. Cada día, cada persona ficha su entrada y su salida reales. Cuando hay que reforzar un sábado, se avisa con la antelación que fija el convenio y la persona ficha ese día como cualquier otro. A final de mes se suman las horas, se separan las ordinarias de las complementarias, se comprueba que no se ha superado el porcentaje pactado y se entrega el resumen junto con la nómina. El resumen se guarda con los de los meses anteriores. Si un día alguien reclama, todo está documentado.
Ahora piensa en el mismo mes sin registro real: el contrato dice cuatro horas, la hoja dice cuatro horas cada día, pero esos sábados de refuerzo no aparecen en ninguna parte y el resumen mensual no se ha entregado. Si la persona reclama y aporta mensajes o testigos de que trabajaba más, la empresa no tiene con qué demostrar lo contrario, y la presunción de jornada completa juega en su contra. La diferencia entre los dos escenarios no está en trabajar más o menos horas, sino en tenerlas anotadas.
Un detalle práctico: si una misma persona tiene una distribución distinta según la semana, por ejemplo más horas en temporada alta, deja escrita esa distribución en el contrato o en el pacto. Así el registro se puede comparar con algo concreto.
Lista de comprobación
- Cada contrato a tiempo parcial tiene claro su número de horas y su distribución.
- Los pactos de horas complementarias están firmados por escrito.
- El registro diario recoge las horas reales, no las pactadas.
- Cada mes se totalizan las horas y se separan ordinarias y complementarias.
- El resumen mensual se entrega con la nómina y se guarda cuatro años.
- Llevas la cuenta del porcentaje de horas complementarias de cada persona.
Cómo te ayuda Gesthoras
En Gesthoras cada persona ficha su entrada y su salida desde el móvil, el ordenador, un código QR o el terminal RecLog, y las horas de cada día se calculan solas a partir de los fichajes. Los registros se conservan durante cuatro años, cada empleado ve sus jornadas con las horas trabajadas y la empresa genera los informes de jornada que necesite, también para la Inspección de Trabajo. Además, como solo pagas por los usuarios activos de cada mes, quien no ha trabajado ese mes no cuenta en la factura.
Tienes la obligación general explicada en registro de jornada obligatorio y las funciones del control de presencia en control de asistencia en tiempo real.
