Tarde o temprano pasa: alguien llega con prisa y no ficha la entrada, o se va a casa sin fichar la salida. Un olvido aislado no es un drama, pero si no tienes un procedimiento claro para corregirlo, el registro de jornada se llena de huecos y de apaños que nadie sabe explicar. En este artículo tienes qué hacer en cada caso, cómo dejar constancia de la corrección y qué medidas reducen los olvidos.
Por qué un olvido importa más de lo que parece
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de la jornada con la hora de inicio y de fin de cada persona. La obligación es de la empresa, aunque el fichaje lo haga cada trabajador. Si falta un fichaje, el registro de ese día está incompleto.
Un olvido suelto se corrige sin más. El problema llega cuando:
- Los olvidos se repiten y siempre se rellenan con la hora teórica del horario, sin comprobar la real.
- Las correcciones se hacen semanas después, cuando ya nadie recuerda a qué hora salió cada uno.
- No queda rastro de quién corrigió el dato ni por qué.
Un registro lleno de correcciones sin explicación pierde valor: ni a la empresa ni a la persona trabajadora les sirve para demostrar cuántas horas se hicieron de verdad.
Los tres olvidos más habituales
No ficha la entrada
Es el más fácil de detectar si alguien revisa quién está trabajando a primera hora. Si la persona está en su puesto pero no consta su entrada, lo normal es que la registre en cuanto se dé cuenta o que comunique la hora real a su responsable para que quede anotada.
No ficha la salida
Es el más frecuente y el más delicado, porque la jornada queda abierta. Si nadie lo corrige, el día no tiene hora de fin o aparece una jornada imposible de muchas horas. Hace falta una regla clara para cerrar esas jornadas y una forma de ajustar la hora si la real fue otra.
Ficha dos veces o ficha lo contrario
Alguien ficha la entrada dos veces, o ficha la salida creyendo que fichaba la entrada. Pasa sobre todo los primeros días con un sistema nuevo. Se resuelve revisando el día con la persona y dejando la secuencia correcta.
Cómo corregir un fichaje sin perder la validez del registro
La ley no fija un procedimiento concreto para corregir fichajes, así que conviene que lo defina tu empresa y, si lo regula tu convenio o un acuerdo de empresa, que siga lo que digan. Un procedimiento razonable:
- Corrige cuanto antes. El mismo día o el siguiente. Cuanto más tiempo pasa, menos fiable es la hora que se anota.
- Usa la hora real, no la teórica. Si la persona salió a las siete y media, se anota esa hora aunque su horario diga otra cosa.
- Que la persona lo confirme. La corrección debe hacerse con su conocimiento. Lo ideal es que sea ella quien comunique la hora y que pueda ver cómo queda su jornada.
- Deja constancia. Anota quién hizo la corrección, cuándo y el motivo. Un correo, una solicitud en la aplicación o una nota en el propio registro valen si se pueden consultar después.
- No borres el rastro. Si el sistema lo permite, conserva el dato original junto al corregido.
Lo que no conviene hacer
- Rellenar todos los huecos con el horario teórico. Si todos los días aparecen las mismas horas exactas, el registro parece un horario copiado, no un registro real.
- Corregir sin avisar a la persona. Genera desconfianza y conflictos, sobre todo si la corrección reduce horas.
- Sancionar el primer olvido. Primero conviene saber por qué pasa: puede que el punto de fichaje esté mal situado o que el sistema sea incómodo.
- Dejar las jornadas abiertas para «ya lo veremos». A final de mes nadie recordará nada.
- Fichar por otra persona. Aunque sea con buena intención, rompe la fiabilidad del registro. Cada uno ficha lo suyo.
Cómo reducir los olvidos
Los olvidos bajan mucho cuando fichar es rápido y está a mano. Algunas medidas que funcionan:
| Causa del olvido | Medida |
|---|---|
| Fichar es lento o requiere contraseñas | Un sistema de un solo gesto: un toque en el móvil o acercar un llavero |
| El punto de fichaje está lejos del puesto | Colocar el terminal en el paso natural de entrada y salida |
| No hay cobertura donde empieza la jornada | Un sistema que permita fichar sin conexión y sincronice después |
| Nadie se entera hasta final de mes | Revisar cada día quién ha fichado y quién no |
| La persona no ve su propio registro | Que cada uno pueda consultar sus jornadas y detecte sus olvidos |
También ayuda explicar a la plantilla para qué sirve el registro. Cuando se entiende que protege también sus horas, el fichaje deja de verse como un trámite.
Lista de comprobación para tu procedimiento
- Está por escrito y la plantilla lo conoce.
- Dice quién puede corregir un fichaje y cómo se comunica.
- Fija un plazo corto para comunicar el olvido.
- Obliga a usar la hora real y a dejar constancia del motivo.
- Prevé qué pasa con las jornadas que quedan abiertas.
- Se ha consultado con la representación legal, si la hay.
Cómo lo resuelve Gesthoras
En Gesthoras, si alguien olvida fichar la salida, la jornada se cierra automáticamente a la hora que tenga asignada, y esa hora se puede modificar. Así no quedan jornadas abiertas ni días imposibles en el registro. Pasa igual si el fichaje se hace con el terminal RecLog.
Para que los olvidos se vean pronto, el control de asistencia muestra en tiempo real quién está trabajando, quién ha terminado su jornada y quién no ha acudido. Cada persona revisa desde la aplicación sus jornadas con las horas de cada día, así que puede detectar un fallo suyo sin esperar a que se lo digan. Y como la aplicación ficha sin conexión y el terminal funciona con o sin internet, la falta de cobertura no es excusa para no fichar.
Lo tienes explicado en el control de asistencia en tiempo real y en las preguntas frecuentes.
