Un requerimiento de la Inspección de Trabajo sobre el registro de jornada no tiene por qué ser un problema si el registro está bien llevado. Lo que complica las cosas es tener que reunir a última hora hojas sueltas, archivos con versiones distintas y cuadrantes que no coinciden con las nóminas. En este artículo repasamos qué suele mirar la Inspección en el control horario, qué dice la ley sobre las sanciones y una lista de comprobación para revisar tu empresa antes de que nadie te lo pida.
La base legal que aplica la Inspección
El punto de partida es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: la empresa garantiza el registro diario de la jornada con la hora concreta de inicio y de fin de cada persona, lo organiza mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión propia previa consulta con la representación legal, y conserva los registros cuatro años a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección.
A eso se suman las obligaciones de registro específicas para las horas extraordinarias (artículo 35.5) y para los contratos a tiempo parcial (artículo 12.4.c).
Para orientar su actuación, la Inspección de Trabajo publicó en 2019 el criterio técnico 101/2019 sobre el registro de jornada. Entre otras cosas, entiende que el registro tiene que ser diario y que no sirve con enseñar el horario general de la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes.
Qué suele revisar
Cada actuación es distinta, pero estos son los puntos que conviene tener controlados:
| Punto | Qué se comprueba | Dónde suele fallar |
|---|---|---|
| Existencia del registro | Que haya un registro de jornada para toda la plantilla | Colectivos olvidados: personal fuera del centro, a tiempo parcial o recién incorporado |
| Registro diario | Hora de inicio y de fin de cada persona cada día | Se enseña el horario o el cuadrante en lugar del registro |
| Datos reales | Que las horas reflejen lo trabajado | Todas las jornadas con las mismas horas exactas |
| Conservación | Registros de los últimos cuatro años | Archivos perdidos, cambios de sistema sin migrar datos |
| Acceso | Que la plantilla y sus representantes puedan consultarlo | Nadie sabe cómo pedirlo ni a quién |
| Organización del registro | Cómo se decidió el sistema | Sin acuerdo ni constancia de la consulta a la representación |
| Horas extraordinarias | Totalización por periodo de pago y resumen entregado | Horas extra que no aparecen ni en el registro ni en nómina |
| Tiempo parcial | Registro diario, totalización mensual y resumen con la nómina | Horas complementarias sin registrar |
| Descansos | Doce horas entre jornadas, pausas y descanso semanal | Cierres tarde seguidos de aperturas temprano |
Es habitual que la Inspección contraste el registro con otra documentación: nóminas, contratos, calendario laboral o lo que manifiesten las propias personas trabajadoras. Si los datos no cuadran entre sí, la explicación tiene que estar documentada.
Las sanciones
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social califica como infracción grave, en su artículo 7.5, la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos y registro de jornada.
Según el artículo 40.1 de esa misma ley, en su redacción vigente, las infracciones graves se sancionan con multas de 751 a 1.500 euros en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 euros en grado medio y de 3.751 a 7.500 euros en grado máximo. El grado depende de las circunstancias de cada caso. Si en algún momento se aprueba la reforma del registro de jornada que prepara el Gobierno, revisa si cambia algo de esto: a la fecha de este artículo, no se ha publicado en el BOE.
Más allá de la multa, un registro poco fiable te deja sin argumentos en una reclamación de horas extra o en un conflicto sobre la jornada real.
Cómo prepararte antes de un requerimiento
- Haz una prueba. Elige al azar a tres personas y un mes de hace dos años. ¿Puedes sacar su registro diario en unos minutos? Si no, ya sabes por dónde empezar.
- Revisa que no falte nadie. Comprueba que todo el personal de alta tiene registro, incluido el que trabaja fuera del centro.
- Compara registro y nómina. Las horas extra y las complementarias pagadas tienen que aparecer en el registro, y al revés.
- Busca patrones sospechosos. Jornadas idénticas durante meses, días sin salida o fichajes corregidos sin explicación.
- Ten a mano la documentación del sistema. El acuerdo, el convenio o la constancia de la consulta con la representación sobre cómo se organiza el registro.
- Designa a una persona responsable. Alguien que sepa sacar los informes y responder a las dudas.
Errores frecuentes
- Pensar que una empresa pequeña está exenta. La obligación es para todas.
- Creer que con el cuadrante de turnos basta.
- Borrar los registros antiguos al cambiar de programa.
- Rellenar a posteriori el registro de meses enteros cuando llega el requerimiento.
Cómo te ayuda Gesthoras
Con Gesthoras cada persona ficha su entrada y su salida en el momento, desde el móvil, el ordenador, un código QR o el terminal RecLog, y los registros se conservan durante los cuatro años que exige la ley. Cuando la Inspección los pide, la aplicación genera los informes de jornada sin tener que consolidar datos a mano. Si alguien olvida fichar la salida, la jornada se cierra a la hora asignada, que se puede modificar, y cada empleado puede revisar sus jornadas.
Tienes el resumen de la obligación en registro de jornada obligatorio, la diferencia con llevarlo a mano en la comparativa entre Excel y Gesthoras y las dudas más habituales en las preguntas frecuentes.
