Una entrega urgente, una baja que hay que cubrir, el cierre de mes: las horas extra aparecen en casi cualquier empresa. El problema no suele ser hacerlas, sino no saber cuántas se hacen, no apuntarlas igual para todos y llegar a final de año sin saber si se ha pasado el límite. Este artículo explica qué cuenta como hora extraordinaria, cómo se compensa y qué tienes que registrar para que no haya sorpresas.
Qué es una hora extraordinaria
Según el artículo 35.1 del Estatuto de los Trabajadores, son horas extraordinarias las que se trabajan por encima de la duración máxima de la jornada ordinaria. Esa jornada ordinaria la fijan el convenio colectivo o el contrato, dentro de los límites del artículo 34.
Dos detalles que conviene tener presentes:
- Si tu empresa tiene una distribución irregular de la jornada pactada, que un día se trabajen más horas no significa automáticamente que sean extra: hay que mirar el cómputo que establezca el convenio o el acuerdo.
- Hacer horas extra es voluntario, salvo que su realización se haya pactado en convenio colectivo o contrato individual, dentro de los límites legales.
Cuántas se pueden hacer
El artículo 35.2 fija un máximo de ochenta horas extraordinarias al año. Hay matices importantes:
- Si el contrato tiene una jornada anual inferior a la general de la empresa, el máximo se reduce en proporción.
- Las horas extra compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización no cuentan para ese límite.
- Según el artículo 35.3, tampoco cuentan para el límite las horas trabajadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes, aunque se compensan como horas extra.
Recuerda además que las personas con contrato a tiempo parcial no pueden hacer horas extraordinarias, salvo en los supuestos del artículo 35.3. Lo que hacen por encima de su jornada son horas complementarias, con sus propias reglas.
Pagarlas o compensarlas con descanso
El convenio colectivo o, en su defecto, el contrato individual decide entre dos opciones:
| Opción | Regla | Qué vigilar |
|---|---|---|
| Pago | La cuantía no puede ser inferior al valor de la hora ordinaria | Que figuren en la nómina del mes en que se hicieron |
| Descanso retribuido | Tiempo de descanso equivalente | Que se disfrute en plazo y quede registrado |
| Sin pacto | Se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes | Llevar la cuenta de cada persona para no pasarse del plazo |
La compensación con descanso tiene una ventaja práctica: si se disfruta dentro de esos cuatro meses, esas horas no consumen el límite de ochenta. Pero exige llevar bien la cuenta de lo que se debe a cada persona y de cuándo se devuelve.
Qué tienes que registrar
Además del registro diario de la jornada del artículo 34.9, el artículo 35.5 añade una obligación específica para el cómputo de horas extraordinarias: la jornada de cada persona se registra día a día y se totaliza en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen a la persona trabajadora en el recibo correspondiente.
En la práctica, eso significa:
- Registro diario real. Hora de entrada y de salida de cada día. Sin él no se pueden calcular las horas extra.
- Totalización por periodo de pago. Normalmente, el mes. Suma de horas trabajadas frente a las de la jornada ordinaria.
- Resumen para la persona trabajadora. Una copia junto con la nómina.
- Cuenta anual. Las horas extra acumuladas en el año de cada persona, para no superar el máximo.
- Control de la compensación. Si se compensan con descanso, cuándo se hicieron, cuándo se devuelven y si se ha cumplido el plazo.
No respetar los límites de horas extraordinarias o las obligaciones de registro es una infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
Errores frecuentes
- Registrar el horario teórico. Si el registro siempre dice la misma hora de salida, las horas extra no aparecen en ningún sitio, aunque se hagan.
- Bolsas de horas sin control. «Ya te las devolveré» sin fecha ni registro termina en desacuerdos y en descansos fuera de plazo.
- No dar el resumen con la nómina. Es una obligación expresa del artículo 35.5.
- Pedir horas extra a quien trabaja a tiempo parcial. Salvo los supuestos del artículo 35.3, no pueden hacerlas.
- Mirar solo el mes. El límite es anual; sin una cuenta acumulada es fácil pasarse sin darse cuenta.
Un ejemplo para hacerlo bien
Imagina un taller con ocho personas y un convenio que fija la compensación de las horas extra con descanso. Un pedido urgente obliga a alargar la jornada varios días seguidos. Cada persona ficha su salida real, así que el registro refleja las horas de más. A final de mes se totalizan las horas de cada uno, se entrega el resumen con la nómina y se acuerdan los días de descanso para devolverlas antes de que pasen cuatro meses. Si alguien no puede disfrutarlas en plazo, se revisa con tiempo si hay que pagarlas según lo que prevea el convenio. Nadie tiene que reconstruir nada de memoria.
Cómo te ayuda Gesthoras
La base de cualquier cálculo de horas extra es un registro fiable de entradas y salidas. En Gesthoras cada persona ficha al empezar y al terminar desde el móvil, el ordenador, un código QR o el terminal RecLog, y las horas de cada día se calculan solas a partir de los fichajes, sin fórmulas que se rompan. Cada empleado ve sus jornadas con las horas trabajadas, y la empresa genera los informes de jornada que necesite, también para la Inspección de Trabajo.
Si hoy llevas las horas en una hoja de cálculo, en la comparativa entre Excel y Gesthoras verás qué cambia, y en registro de jornada obligatorio tienes el resumen de lo que exige la ley.
